SURVEY HARGA OLEH TIM PENGELOLA KEGIATAN (TPK)

Survey harga yang dimaksud disini bukan hanya membandingkan harga antara toko/penyedia satu dengan yang lainnya, tetapi juga melakukan pendataan terhadap harga, ketersediaan barang, cara pengiriman barang, dan cara pembayaran di beberapa Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa.

Survey harga tersebut dilaksanakan oleh Tim Pengelola Kegiatan di Desa dan dilakukan sebelum pekerjaan/kegiatan dilaksanakan. Survey tersebut dapat dijadikan dasar dalam penyusunan Rincian Anggaran Biaya (RAB) untuk pekerjaan/kegiatan yang akan dilaksanakan.

Proses yang dilalui dalam rangka survey harga itu pertama-tama TPK membuat daftar barang yang dibutuhkan serta menentukan jenis, volume dan spesifikasi barang yang akan dibeli. Penentuan jenis dan volume barang ini penting karena seringkali volume pembelian menentukan harga, contohnya pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) untuk Pemerintah Desa, harga satuan 1 rim kertas HVS tentu berbeda dan lebih murah bila volume yang dibeli 100 Rim.

Proses selanjutnya adalah menetapkan Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa yang akan memasok barang tersebut, TPK tentu sudah mengetahui Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa di desa tersebut yang mempunyai barang yang dibutuhkan atau yang dibeli, apabila di desa tersebut tidak ada, TPK mencari Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa di wilayah Kecamatan dimana Desa tersebut berada dan apabila tetap tidak ada TPK mencarinya di ibukota Kabupaten. Tujuan dari survey barang di Desa/Kecamatan/Kabupaten adalah untuk mendapatkan harga yang paling murah sesuai spesifikasi dan volume dan juga berdasarkan rekam jejak Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa yang akan dijadikan calon penyedia barang tersebut. Minimal 2 ataupun 3 Toko yang akan dijadikan penyedia barang dan jasa, ini untuk memastikan diantara toko tersebut TPK memilih Toko yang memberikan harga paling murah.

Setelah menetapkan Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa yang akan dijadikan Calon Penyedia TPK mengunjungi Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa tersebut dan melakukan pendataan terhadap harga, ketersediaan barang, cara pengiriman barang, dan cara pembayaran serta persyaratan lainnya, langkah ini harus dilakukan untuk mendapat perbandingan harga, ketersediaan, persyaratan pengiriman dan cara pembayaran yang juga penting adalah apakah toko tersebut memenuhi persyaratan sebagai penyedia barang dan jasa, seperti kewajiban memiliki tempat/lokasi usaha, Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP), Perpajakan dan NPWP baik NPWP Perorangan ataupun Badan Usaha/Badan Hukum. Setelah toko-toko tersebut disurvey TPK membuat daftar perbandingan harga, ketersediaan, pengiriman termasuk kecepatan mengirim dan cara pembayaran.

Apabila semua proses dan prosedur telah dilaksanakan langkah selanjutnya TPK mengadakan rapat internal untuk memutuskan toko mana nantinya yang akan dijadikan pilihan pertama sebagai calon Penyedia barang dan jasa dengan ketentuan harga terendah dan memenuhi persyaratan sebagai penyedia jasa, lebih bagus lagi dalam rapat tersebut juga dilibatkan Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa, Sekretaris Desa selaku Koordinator Pelaksana Teknis Pengelolaan Keuangan Desa (PTPKD) dan Ketua atau anggota Badan Permusyawaratan Desa (BPD) selaku perwakilan dari masyarakat desa, ini untuk menjamin prinsip keterbukaan yaitu semua pihak terutama warga masyarakat desa dapat mengetahui proses pengadaan tersebut secara rinci. TPK kemudian membuat berita acara yang berisi hasil keputusan penentuan Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa yang terpilih dan diumumkan secara terbuka atau berita acara tersebut di tempel di papan pengumuman resmi Pemerintah Desa. Berita Acara-berita acara yang mendokumentasikan proses-proses seperti yang telah dijelaskan diatas menjadi bagian dari dokumen pengadaan.

Mungkin timbul pertanyaan bagaimana bila nilai pengadaan tersebut maksimal Rp. 50 Juta, bukankah di Perka LKPP tersebut dengan nilai sebesar itu TPK cukup membeli barang/jasa kepada 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa sementara penjelasan diatas harus survey sampai 3 penyedia?

Perka LKPP tersebut tidaklah salah, sementara yang saya jelaskan diatas adalah proses sebelum mendapatkan penyedia jasa, begitu TPK melaksanakan pengadaan barang/jasa, mereka sudah tahu penyedia yang akan dijadikan sebagai calon penyedia jasa (lihat di Berita Acara hasil keputusan penentuan Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa yang terpilih)

Ini juga untuk menerapkan prinsip efesiensi yaitu perbandingan harga dilakukan untuk mendapatkan harga yang terbaik/termurah, menjamin pelaksanaan pekerjaan yang efisien, sehingga dapat dimungkinkan adanya tambahan modal untuk perluasan pekerjaan.

Dan yang harus dipahami dalam proses pengadaan barang jasa, semua pihak harus menggunakan prinsip Keadilan, yaitu pelaku pengadaan dalam hal ini TPK memberikan kesempatan yang sama/setara kepada Toko/Pemasok/Penyedia barang dan jasa, untuk dapat berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa di Desa tersebut. Ini menghindari tuduhan-tuduhan dan kecurigaan dari berbagai pihak bahwa penentuan penyedia jasa terpilih tidak ada unsur Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN), dan pengadaan barang/jasa ini dapat dipertanggung jawabkan karena proses pengadaan dilakukan mengacu pada kaidah/peraturan-peraturan yang berlaku.

LANGKAH-LANGKAH TIM PENGELOLA KEGIATAN (TPK) MENGAKOMODASI PARTISIPASI MASYARAKAT DALAM PENGADAAN BARANG JASA DI DESA

 

Di artikel terdahulu secara singkat telah dijabarkan langkah-langkah mengajak partisipasi masyarakat/warga dalam pengadaan barang jasa, agar Pemerintah Desa dan Tim Pengelola Kegiatan (TPK) serta warga bersepakat dan berkomitmen untuk memastikan kegiatan-kegiatan pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan dapat berjalan dengan lancar dan transparan.

 

Langkah selanjutnya setelah adanya komitmen tersebut, TPK menentukan jenis dan volume barang/jasa (tenaga kerja termasuk dalam komponen jasa), yang dapat dikontribusikan, diadakan dan tersedia di masyarakat. Penentuan jenis dan volume barang/jasa ini penting, karena disesuaikan dengan potensi, kesediaan dan ketersediaan barang/jasa di masyarakat, contoh rencana pekerjaan Pembangunan Gedung Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD).

 

Untuk menindaklanjuti rencana Pembangunan Gedung (PAUD) tersebut TPK menawarkan kepada masyarakat untuk menjadi pemasok bahan material yang diperlukan, misalkan TPK memerlukan bahan material kayu jenis Ulin ukuran 5×10 cm, bilamana ada warga yang punya kayu jenis tersebut dan sesuai ukuran serta harga yang ditawarkan dalam batas kewajaran, maka warga tersebut dapat dijadikan calon pemasok bahan material untuk pembangunan gedung PAUD tersebut, sedangkan bila ada 2 (dua) atau lebih warga yang mempunyai kayu jenis tersebut, TPK memilih harga yang paling murah dengan kualitas kayu sesuai standar, langkah seperti diatas juga diperlukan untuk mencari bahan-bahan material lainnya.

 

Setelah bahan material dapat dipenuhi, selanjutnya TPK menawarkan kriteria tenaga kerja yang dibutuhkan, misalnya TPK membutuhkan 1 (satu) Mandor, 2 (dua) Tukang Kayu, 3 (tiga) Tukang Batu dan 5 (lima) Pembantu Tukang, dan bilamana di Desa tersebut tenaga kerja yang dibutuhkan melebihi dari yang dibutuhkan dan mereka berminat, maka TPK melakukan seleksi, kriteria tenaga kerja yang berkualitas dan bertanggung jawab dapat dijadikan factor untuk memilih tenaga kerja yang dibutuhkan tersebut.

 

Setelah mengetahui dan mendapatkan calon pemasok barang dan tenaga kerja, selanjutnya TPK menetapan dan membuat daftar nama masyarakat/warga yang akan berpartisipasi dalam pembangunan Gedung PAUD itu. Ini penting, untuk mengetahui siapa saja yang bersedia dan bertanggungjawab serta berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa tersebut.

 

Dari ketersediaan tenaga kerja, bahan material yang ada dan dapat disediakan oleh warga setempat selanjutnya TPK membuat daftar jenis dan volume barang/jasa serta tenaga kerja yang dibutuhkan sebagai dasar pembuatan Rincian Anggaran Biaya (RAB) pembangunan Gedung PAUD.

 

Untuk memenuhi asas transparansi, TPK harus membuat Berita Acara Kesanggupan Kontribusi dan partisipasi masyarakat yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa, Berita Acara itu memuat kesanggupan para pihak yang terlibat dan berpartisipasi dalam pekerjaan yang akan dilaksanakan, dan juga sebagai dokumentasi atas langkah-langkah yang ditempuh TPK dalam proses pengadaan barang jasa, dan Berita Acara tersebut merupakan bagian dari Dokumen Pengadaan.

PARTISIPASI DAN PERAN SERTA MASYARAKAT DALAM PENGADAAN BARANG JASA DI DESA

Pengalaman diminta bantuan pihak Desa untuk menfasilitasi perselisihan antara Tim Pengelola Kegiatan dengan masyarakat Desa perihal pengadaan barang/jasa di satu Desa yang masih “asri” yang ada di salah satu Kabupaten dimana kami bertugas, membuat kami segera mencari solusi agar permasalahan-permasalahan serupa tidak terjadi di desa-desa lainnya.

Pertanyaan kritis dari masyarakat, jawaban polos dari Kepala Desa serta sanggahan dari Tim Pengelola Kegiatan atas tuduhan-tuduhan dan kecurigaan dari masyarakat Desa perihal pengadaan barang/jasa yang diadakan di desa tersebut.

Dari hasil “rapat” tersebut kami dapat menyimpulkan tidak ada peraturan yang dilanggar, permasalahan antara masyarakat desa dengan Tim Pengelola Kegiatan itu dikarenakan warga merasa tidak tahu atau tidak merasa dilibatkan/diberdayakan dalam kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut, sehingga menimbulkan tuduhan-tuduhan dan kecurigaan terjadinya penyimpangan oleh Tim Pengelola Kegiatan.

Setelah kami beri penjelasan dengan bahasa beserta analogi-analogi yang sederhana, akhirnya perselisihan itu dapat kami redam dan pihak masyarakat desa dengan Tim Pengelola Kegiatan berkomitmen untuk memastikan kegiatan pengadaan berjalan dengan lancar.

Perka LKPP No. 13/2013 ttg Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang Jasa Pemerintah di Desa pada Pasal 4 berbunyi “Pengadaan Barang/Jasa di Desa pada prinsipnya dilakukan secara Swakelola dengan memaksimalkan penggunaan material/bahan dari wilayah setempat, dilaksanakan secara gotong royong dengan melibatkan partisipasi masyarakat setempat, untuk memperluas kesempatan kerja, dan pemberdayaan masyarakat setempat”.

Untuk menindaklanjuti peraturan tersebut, terlebih di kalimat “melibatkan partisipasi masyarakat setempat” sebelum dilaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di Desa, Tim Pengelola Kegiatan beserta Kepala Desa dan Perangkat Desa lainnya mengadakan pertemuan dengan warga, pertemuan ini bertujuan untuk menginformasikan kepada warga mengenai kegiatan pengadaan yang sudah direncanakan dan akan segera dilaksanakan dan telah tertuang di Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKPDesa).

RKPDesa adalah penjabaran dari Rencana Pembangunan Jangka Menengah Desa untuk jangka waktu 1 (satu) tahun serta menjelaskan ketersediaan anggaran di APBdes, dan menawarkan kepada masyarakat/warga (yang memenuhi kriteria dan persyaratan) untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan tersebut sebelum ditawarkan kepada pihak ketiga (kecuali bila secara peraturan harus menggunakan jasa pihak ketiga).

Hasil dari pertemuan dengan warga tersebut, diharapkan Pemerintah Desa dan Tim Pengelola Kegiatan serta warga bersepakat dan berkomitmen untuk memastikan kegiatan-kegiatan pengadaan yang akan dilaksanakan dapat berjalan dengan lancar dan transparan, yaitu semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa di Desa tersebut bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh masyarakat dan Penyedia Barang/Jasa yang berminat.

Partisipasi merupakan komponen penting dalam pembangkitan kemandirian dan proses pemberdayaan masyarakat desa itu sendiri.

FORMAT RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)

PEKERJAAN PEMBERSIHAN SUNGAI (SWAKELOLA)

Kabupaten	:	Kotawaringin Barat		Kegiatan	:
Kecamatan	:	……………….		Volume	:
Desa	:	……………….		Lokasi	:

No.	Uraian	Satuan	Volume		Harga Satuan	Total Biaya (4×5)
1	2	3	4		5	6
I	BIAYA PENGADAAN BAHAN DAN MATERIAL
1.	Garpu Besi	buah	5		…………..	…………..
2.	Bambu	batang	5		…………..	…………..
3.	Tali	meter	100		…………..	…………..
4.	Karung Plastik	lusin	5		…………..	…………..
5.	dst	….	….		…………..	…………..
	Sub Total Upah Biaya Pengadaan Bahan Dan Material					…………..
II	BIAYA PENGADAAN TENAGA KERJA
1.	Upah tenaga kerja harian	Orang Hari	300 (10 orang)		100.000,-	30.000.000,-
2.	Mandor	Orang Bulan	1		3.500.000,-	3.500.000,-
	Sub Total Biaya Pengadaan Tenaga Kerja					…………..
III	BIAYA SEWA SARANA MOBILITAS DARAT DAN AIR
1.	Biaya sewa angkutan Darat /Truck (Pembuangan Sampah)	Unit	1	5.000.000,-		5.000.000,-
2.	Biaya sewa angkutan Air /Perahu (Pengambilan Sampah)	Unit	1	2.500.000,-		2.500.000,-
3.	dst	………..	………..	………….		…………….
	Sub Total Biaya Sewa Sarana Mobilitas Darat Dan Air					……………….
IV.	BIAYA OPERASIONAL SARANA MOBILITAS
1.	Bahan Bakar	Drum/liter	1/200	…………..		…………..
2.	Pengadaan Suku Cadang	Ls	1	…………..		…………..
3.	dst	………..	………..	………….		…………….
	Sub Total Biaya Operasional Sarana Mobilitas					…………..
V.	BIAYA HONORARIUM TIM PENGELOLA KEGIATAN (TPK)
1.	Ketua	Orang Kegiatan	1	1.500.000,-		1.500.000,-
2.	Sekretaris	Orang Kegiatan	1	1.250.000,-		1.250.000,-
3.	Anggota	Orang Kegiatan	3	1.000.000,-		3.000.000,-
	Sub Total Biaya Honorarium Tim Pengelola Kegiatan (TPK)					…………..
VI.	BIAYA DOKUMENTASI/FOTO
1.	Biaya Dokumentasi/Foto	Ls	1	500.000,-		500.000,-
	Sub Total Biaya Dokumentasi/Foto					…………..
JUMLAH TOTAL BIAYA*						…..…………..

Terbilang: ……………………………………………..

(* harga sudah termasuk pajak)

Disusun oleh

Mengetahui, Sekretaris Desa………………… Selaku Koordinator PTPKD ttd ……………..

(nama desa)….., ………….2015 Dibuat Tim Pengelola Kegiatan Ketua ttd …………………

Disetujui,

Kepala Desa………………….

Selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa

Ttd

……………………….

PENGENDALIAN PENGADAAN BARANG/JASA DI DESA OLEH KEPALA DESA

Di ketentuan umum Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 113 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Keuangan Desa Pasal 1 angka 12 berbunyi “Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa adalah Kepala Desa atau sebutan nama lain yang karena jabatannya mempunyai kewenangan menyelenggarakan keseluruhan pengelolaan keuangan desa”.

 Salah satu kewenangan yang dimaksud pada Pasal 1 angka 12 dalam pengelolaan keuangan desa adalah “Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa wajib melakukan pengendalian Pengadaan Barang/Jasa di Desa”.

Sebagaimana kita ketahui proses pengadaan barang/jasa didesa dimulai dari perencanaan.

Kepala Desa harus mengantisipasi kelemahan perencanaan dari awal yang terkait penganggaran untuk kebutuhan barang/jasa yang akan dibeli/diadakan.

Kelemahan perencanaan akan berakibat pemborosan bahkan bisa terjadi penggelembungan harga/mark up (dikarenakan Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang disusun tidak cermat), belanja barang yang belum tentu dibutuhkan atau pekerjaan yang akan dilaksanakan tidak berdampak langsung untuk peningkatan kesejahteraan masyarakat desa itu sendiri.

Mengejar tingginya penyerapan anggaran memang penting tapi seharusnya kualitas penyerapan anggaran melihat lebih jauh kedepan, yaitu apakah realisasi hasil serapan itu memang benar-benar berguna bagi masyarakat desa itu sendiri, ataupun masyarakat luas dan juga memenuhi kriteria tepat sasaran, tepat waktu, dan tepat jumlahnya.

Setelah proses perencanaan dilalui selanjutnya menuju proses pelaksanaan pekerjaan/kegiatan.

Kepala Desa harus dapat dan mampu mengendalikan/mengawasi pengadaan barang dan jasa yang akan dikerjakan  ataupun telah selesai dilaksanakan.

Tidak berjalannya pengendalian/pengawasan internal atas pengadaan barang dan jasa itu akan berakibat hasil akhir pekerjaan/kegiatan tersebut tidak sesuai dengan apa yang direncanakan.

Sedangkan faktor tidak berjalannya pengendalian/pengawasan internal atas pengadaan barang dan jasa di desa dikarenakan kurangnya/lemahnya kualitas Sumber Daya Manusia Pemerintah Desa dalam hal ini Kepala Desa dan juga perangkat desanya.

Minimnya Kepala Desa dan perangkat desa yang memiliki pengetahuan teknis tentang proses, prosedur, administrasi dan hukum dalam pengadaan barang/jasa menjadi salah satu kendala yang menyebabkan tidak berjalannya pengendalian/pengawasan internal tersebut dan ini bisa berdampak serius, yaitu apabila terjadi potensi penyalahgunaan keuangan desa (penggelembungan harga/mark up, kegagalan bangunan, dll) baik itu disengaja maupun tidak disengaja, mau tidak mau Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa harus berhadapan dan bertanggung jawab secara hukum.

Solusi untuk mengatasi masalah tersebut adalah di setiap kegiatan pengadaan barang/jasa, pekerjaan yang dilaksanakan secara swakelola ataupun melalui penyedia jasa, kepala desa harus didampingi oleh pendamping profesional baik itu perorangan ataupun yang berbentuk badan usaha, untuk perencanaan maupun pengawasan yang mempunyai keahlian dalam hal administrasi, hukum dan teknis Pengadaan barang/jasa, baik itu dari pihak swasta ataupun dari Pegawai Negeri Sipil Pemerintah Kabupaten/Kota yang memiliki kualifikasi.

Masukan dan pertimbangan dari pendamping profesional tersebut membuat Kepala Desa mampu mengawasi atas kemajuan pekerjaan dengan membandingkan hasil dan sasaran secara teratur serta menyesuaikan bila ada hal-hal yang perlu di koreksi/diluruskan sehingga mencapai tujuan yang telah direncanakan, dan dapat meminimalisir potensi penyalahgunaan keuangan desa.